El sector de educación superior en el Reino Unido depende de un flujo constante de estudiantes internacionales, aproximadamente 700 mil cada año. Para atraer e inscribir a estos estudiantes, la mayoría de las universidades dependen en gran medida de asociaciones con agentes educativos de prestigio.
Con más de 1,700 estudiantes internacionales de 140 países, Regent’s University London cuenta con una proporción de estudiantes internacionales superior a la mayoría, alrededor del 70%.
En consecuencia, los pagos de comisiones a agentes representan la mayor parte (80%) de sus pagos salientes. Sin embargo, el equipo financiero enfrentaba grandes desafíos para gestionarlos de manera eficiente. Aquí es donde entró en acción la solución de pagos salientes de Flywire.
Acerca de Regent’s University London
Los retos
Antes de Flywire, el equipo financiero de Regent’s University London gestionaba las comisiones de agentes y otras facturas de proveedores a través de la cuenta bancaria de la universidad. Esto implicaba configurar manualmente a cada beneficiario para cada pago, y la conciliación resultaba complicada y tardada.
Aunque la mayoría de los agentes facturaban en GBP, las fluctuaciones en los tipos de cambio (FX) y las comisiones de transacción generaban discrepancias frecuentes entre los montos enviados por la universidad y los recibidos por los agentes. Estas diferencias se agravaban por los cálculos manuales de divisas en facturas internacionales.
Además, una vez que el pago salía de la cuenta bancaria, ninguna de las partes tenía visibilidad sobre su progreso. En conjunto, estos retos evidenciaron la necesidad de mejorar el proceso de pagos salientes, especialmente con los agentes, considerados socios clave en la captación de estudiantes internacionales.
La solución
Desde que implementó la solución centralizada, eficiente y simplificada de pagos salientes de Flywire, Regent’s University London revolucionó su proceso de cuentas por pagar. Como uno de los primeros adoptantes, la universidad trabajó de cerca con Flywire para asegurar que la solución respondiera a las necesidades del sector educativo.
Configurar un beneficiario es ahora una tarea única: el equipo de Regent’s define el método de pago y la moneda de destino, lo que hace que las transacciones recurrentes sean consistentes y ágiles.
Según la moneda y el país de destino, los chequeos automáticos de formato de datos garantizan la precisión de la información y el cumplimiento regulatorio, alcanzando una tasa de éxito del 98%.
Flywire también gestiona la conversión de divisas de forma transparente, asegurando que los proveedores reciban el monto exacto y eliminando por completo los pagos incompletos.
La detección de pagos duplicados reduce errores, y la aprobación se facilita gracias a flujos preconfigurados de hasta cinco niveles.
Los aprobadores cuentan con toda la información necesaria para autorizar o consultar un pago, con facturas que pueden adjuntarse mediante simple función de “arrastrar y soltar”, mientras que las alertas automáticas agilizan el proceso de autorización.
La interfaz intuitiva permite visualizar todos los pagos asociados a un beneficiario, tanto pasados como futuros, y las actualizaciones en tiempo real ofrecen claridad sobre el estado de cada transacción.
La rapidez con la que ahora podemos realizar pagos salientes es impresionante. Iniciar un pago para un beneficiario existente toma solo segundos, y me encanta la funcionalidad de ‘arrastrar y soltar’ para adjuntar facturas. La universidad continúa ampliando su red de agentes educativos, y la solución de Flywire nos permite apoyar ese crecimiento.
