Depuis sa fondation en 1843, la communauté tissée serrée et la solide réputation académique de l’Université Bishop's attirent des étudiants sur son campus situé dans l’arrondissement de Lennoxville, à Sherbrooke (Québec).
Des étudiants du monde entier viennent y vivre une expérience d’apprentissage exceptionnelle : près de 25 % de sa population étudiante, qui compte environ 2 500 personnes, provient de 70 pays.
Les étudiants internationaux de l’Université Bishop's utilisent Flywire depuis 2016 pour effectuer le paiement de leurs droits de scolarité en toute fiabilité. Ils apprécient depuis longtemps la simplicité et la sécurité de pouvoir payer dans la devise et selon le mode de paiement de leur choix. Tous les frais sont confirmés à l’avance afin d’éviter les paiements partiels susceptibles de retarder l’inscription. De plus, la petite équipe des services financiers de l’Université Bishop's — composée de 10 personnes — bénéficie d’importants gains d’efficacité grâce à l’automatisation du traitement et du rapprochement des paiements. Comme Flywire prend en charge la conversion des devises, les montants complets sont automatiquement reçus en dollars canadiens, appliqués au compte de l’étudiant et déposés dans le compte bancaire de l’établissement.
« La plateforme est vraiment utile et conviviale », affirme Anna Izmaylova, qui travaille à l’Université Bishop's depuis 2018 à titre de comptable au sein de l’équipe des services financiers. « Les rapports que nous recevons de Flywire nous fournissent toutes les informations nécessaires pour effectuer notre rapprochement des paiements. »
Solution : Flywire, une plateforme agile qui s’adapte aux nouvelles réglementations
Le fait de disposer d’une plateforme de paiement moderne et agile s’est révélé particulièrement avantageux lorsque le gouvernement du Canada a adopté, il y a deux ans, de nouvelles mesures limitant l’inscription des étudiants internationaux et imposant des exigences supplémentaires pour l’obtention d’un permis d’études. Grâce à Flywire, l’Université Bishop's a pu accepter facilement des paiements provenant d’étudiants du monde entier et éviter tout obstacle financier susceptible de retarder la délivrance des documents requis pour étudier, notamment grâce à des fonctionnalités permettant à l’établissement de :
- Accepter des paiements d’étudiants dans plus de 140 devises, en toute simplicité. Flywire prend en charge les paiements locaux dans plus de 140 devises, dans plus de 240 pays et territoires, conformément aux réglementations financières et aux normes de sécurité mondiales. Cette capacité d’adaptation, combinée à des normes de sécurité rigoureuses, contribue à attirer des étudiants internationaux issus d’un large éventail de pays.
- Traiter rapidement les paiements afin de faciliter l’obtention des visas et des permis d’études. Flywire simplifie le traitement et le suivi rapides des paiements pour les étudiants de l’Université Bishop's et l’équipe des services financiers, éliminant ainsi les obstacles pour les étudiants devant fournir une preuve de fonds et les renseignements financiers requis pour l’obtention d’un visa et d’un permis d’études.
- Offrir un soutien aux étudiants dans leur langue et leur fuseau horaire. Grâce à un service d’assistance multilingue offert 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, Flywire assure aux étudiants et à leurs familles des réponses rapides et personnalisées à leurs questions liées aux paiements, renforçant ainsi la confiance envers le processus de paiement et facilitant leur parcours d’inscription.
« Il est essentiel pour nous de disposer d’une solution de paiement intégrée qui ne nécessite aucun suivi supplémentaire ni transfert d’un service à un autre », affirme Izmaylova.
Avantages : L’automatisation libère du temps et renforce le rôle stratégique des services financiers auprès des autres services
L’automatisation de l’ensemble du processus de paiement, de rapprochement et de remboursement pour les étudiants internationaux permet à la petite équipe des services financiers de l’Université Bishop's d’offrir un soutien exceptionnel avec encore plus d’efficacité. Les avantages comprennent :
- Réduction des irritants administratifs. Grâce à Flywire, le personnel peut désormais traiter les remboursements et accéder aux informations de paiement sans être freiné par de légères erreurs de mise en forme. Par exemple, le système prend en charge les caractères spéciaux et les espaces, ce qui permet à l’administration de saisir et de rechercher plus facilement les renseignements des étudiants, réduisant ainsi la frustration et le temps consacré aux tâches administratives.
- Clôture de fin de mois accélérée. Flywire génère des rapports complets fournissant au personnel toutes les données nécessaires au rapprochement bancaire. De plus, l’automatisation accélère le processus de clôture de fin de mois pour l’équipe des services financiers.
- Remboursements simplifiés. Le tableau de bord centralisé de Flywire facilite l’accès aux informations de paiement ainsi que le suivi et la gestion des remboursements.
- Collaboration interservices renforcée. En simplifiant les processus, l’équipe des services financiers peut désormais consacrer davantage de temps à offrir des conseils financiers aux autres services du campus, devenant ainsi un partenaire clé dans la réalisation des objectifs stratégiques et le déploiement de nouvelles initiatives.
La plateforme est vraiment utile et conviviale. Les rapports que nous recevons de Flywire nous fournissent toutes les informations nécessaires pour effectuer notre rapprochement des paiements.
Avenir : La suite pour l’Université Bishop's
S’appuyant sur sa solide relation avec Flywire, l’Université Bishop's prévoit de lancer un projet pilote visant l’adoption de technologies supplémentaires pour automatiser davantage les créances autres que les droits de scolarité liées aux services non académiques offerts par l’Université. L’équipe des services financiers envisage également de mettre en œuvre la solution Outgoing Payments de Flywire pour simplifier certains processus de paiement complexes, comme les paiements ponctuels de rémunération ou les transferts de fonds à des étudiants internationaux ayant quitté l’Université.
« Nous recevons toujours un soutien solide et fiable de la part de Flywire, et nous l’apprécions énormément », affirme Izmaylova.
L’Université Bishop's en un coup d’œil
Fondée en 1843, l’Université Bishop's est une université principalement axée sur les études de premier cycle, comptant cinq facultés et plus de 100 programmes. Son campus de 550 acres, niché entre deux rivières au cœur des collines verdoyantes des Cantons-de-l’Est (Québec), accueille une population étudiante diversifiée et aux multiples talents d’environ 2 800 étudiants à temps plein, dont plusieurs résident sur le campus.
L’Université Bishop's est reconnue comme l’un des milieux universitaires les plus tissés serrés au Canada. L’établissement s’emploie à cultiver un véritable sentiment de communauté et d’appartenance.
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