Pour les professionnels de la finance et des inscriptions qui évoluent aujourd'hui dans des établissements d'enseignement supérieur au Canada, le besoin urgent d'automatisation se fait plus que jamais sentir. Il faut pouvoir en faire plus avec moins. Or, savoir par où commencer n'est pas toujours évident.
Les établissements d'enseignement supérieur canadiens les plus innovants se penchent sur leurs processus opérationnels critiques, comme la comptabilité fournisseurs. Leur objectif est d'identifier les domaines qui sont ou pourraient devenir sources de friction dans les relations qu'ils entretiennent avec leurs principaux partenaires commerciaux. Cela inclut notamment le paiement des commissions des agents d'éducation, les paiements transfrontaliers destinés à des fournisseurs, etc. Ainsi, les plus grands établissements prennent des mesures en faveur de la numérisation et de l'automatisation. Or, les répercussions qu'ils constatent se traduisent par des gains de temps et d'argent, ainsi que par l'optimisation des relations, tant sur le campus qu'avec les partenaires tiers.
À mesure qu'ils en voient les bénéfices, tous se posent la même question : pourquoi avons-nous attendu aussi longtemps pour prendre les choses en main ?
« Si les difficultés se présentent maintenant, alors il faut agir immédiatement, plutôt que d'attendre de se retrouver au pied du mur », expliquait Sandy Mazereeuw, responsable de la comptabilité fournisseurs à l'université Carleton d'Ottawa, au cours d'un récent webinaire Flywire.
De petites victoires aident les institutions à faire face aujourd'hui et se préparer à l'avenir
L'université polytechnique Kwantlen (KPU), l'université Carleton et le Vancouver Community College (VCC), utilisateurs de Flywire de longue date, expliquent qu'ils s'appuient désormais sur Flywire pour leurs paiements sortants en plus de leur comptabilité clients. En automatisant leurs processus, ils voient des bénéfices immédiats qui ne leur permettent pas seulement de mieux faire face aujourd'hui, mais également de se préparer à l'avenir de manière stratégique.
« Lorsque nous voyons des institutions faire des paiements, nous constatons tout le travail de détail que cela implique », indique Christopher Pearce, expert des paiements sortants en Amérique du Nord chez Flywire. « 100 000 chèques, 2 000 virements bancaires, chacun constituant le travail à plein temps d'une personne. Tout cela se traduit par une capacité limitée, une collecte d'informations lente et davantage de communications entre les départements, et donc des inefficacités. »
Voici trois avantages que les établissements d'enseignement supérieur canadiens retirent de l'automatisation de leurs paiements sortants.
1. L'automatisation des commissions des agents permet des paiements plus rapides et prévisibles, ainsi qu'une meilleure collaboration entre les services en charge des finances et des inscriptions
Si cela a toujours été une priorité, dans un environnement hautement concurrentiel, il est aujourd'hui plus important que jamais d'entretenir de bonnes relations avec les agents. Pour Sydney Munro, directrice de division à l'international pour l'université polytechnique Kwantlen (KPU) au Canada, il devenait de plus en plus difficile d'envoyer le paiement des commissions aux centaines d'agents d'éducation dont l'inscription des étudiants internationaux dépendait. Avant Flywire, les 350 agents avec lesquels KPU collabore étaient payés au moyen de virements bancaires coûteux. Ce processus était géré par une équipe financière qui courait après le temps. De plus, les agents avaient des questions auxquelles le bureau international n'était pas en mesure de répondre sans demander un rapport au service en charge des finances.
« Nous ne pouvions pas indiquer aux agents quand leur virement partirait, car nous n'avions pas accès à cette information en temps réel. Nous répondions simplement : "Dans quelques semaines ; revenez vers nous s'il y a le moindre problème avec la réception du paiement" », indique-t-elle.
Avec la solution de paiements sortants de Flywire, les membres de l'équipe peuvent maintenant consulter le statut des paiements (de « Commencé » à « Remis ») en toute simplicité, depuis le même tableau de bord Flywire qu'ils ont l'habitude d'utiliser pour les paiements entrants des étudiants. Le bureau international n'a plus besoin de demander de rapports sur les statuts des paiements au service financier, supprimant ainsi une étape intermédiaire qui créait des frictions superflues. Aujourd'hui, tout le monde se retrouve avec plus de temps à consacrer à ses autres tâches, et les agents reçoivent leurs paiements plus vite et dans la devise de leur choix.
« Les agents sont bien plus satisfaits depuis qu'ils reçoivent leurs paiements plus rapidement, poursuit-elle. Or, des agents satisfaits envoient plus d'étudiants ! »
Avant d'utiliser Flywire pour le paiement des commissions des agents, Vancouver Community College était dans une situation similaire. Six fois par an, l'institution initiait des virements en faveur des agents d'éducation et une fois par an, elle payait les représentants situés sur le territoire. Les équipes en charge des finances et des inscriptions étaient frustrées par le manque de visibilité sur le statut des paiements ainsi que par le coût élevé des virements.
Avec Flywire, le bureau d'éducation international peut maintenant répondre facilement aux questions des agents concernant les commissions ainsi qu'à celles des étudiants au sujet des remboursements, selon Rosemarie Bernardo, qui y travaille en tant qu'assistante administrative. L'équipe n'a plus besoin d'importer les informations des bénéficiaires à chaque fois et elle est confiante quant à la sécurité du paiement.
2. L'élimination des paiements par chèque aux fournisseurs et autres tiers réduit les dépenses en termes de papier, d'encre et de courrier postal tout en soulageant le personnel
Au sein des institutions, les domaines dans lesquels l'automatisation et la numérisation des paiements sortants stimulent l'efficacité ne manquent pas. Lorsque son partenaire bancaire a déclaré cesser l'envoi de paiements par chèque aux bénéficiaires basés aux États-Unis, l'université Carleton s'est tournée vers Flywire pour savoir comment payer les honoraires des professionnels résidant aux États-Unis (par exemple, un paiement ponctuel pour une intervention dans une conférence) ainsi que les factures de ses fournisseurs. Aujourd'hui, ces paiements sont envoyés électroniquement via ACH avec la solution Outgoing Payments de Flywire. Depuis qu'elle a commencé à utiliser Flywire en juin 2024 après une mise en œuvre fluide sur trois semaines, l'université Carleton :
- a éliminé les dépenses liées aux plus de 200 paiements par chèque. L'institution a éliminé les plus de 200 paiements par chèque en plus de réduire les frais de virement et le coût de stockage, d'impression et d'envoi postal des chèques, ainsi que le coût de la main-d'œuvre nécessaire à leur préparation et leur envoi.
- paye ses fournisseurs plus rapidement. Avec le paiement ACH, les bénéficiaires reçoivent désormais leurs paiements sous 3 à 5 jours après mise en ligne de la demande de paiement groupée, là où il fallait des semaines jusqu'alors.
- a amélioré la conformité. Bénéficiant d'une meilleure visibilité sur le statut des paiements, les institutions n'ont plus à faire opposition sur les chèques et à en réémettre. Le risque de fraude s'en trouve considérablement amoindri et la sécurité des paiements renforcée.
3. Le changement est accueilli à bras ouverts
De prime abord, les membres du personnel de chaque institution, pour la plupart en place depuis plus de 20 ans, étaient réticents à l'idée de changer leur processus. Aujourd'hui, ils se demandent pourquoi ils ont attendu si longtemps pour sauter le pas. L'automatisation facile des paiements sortants avec Flywire élimine des tâches auparavant ingrates et sources de frustration. Les membres du personnel peuvent en toute confiance donner des réponses fiables aux questions concernant les paiements. De plus, ils ont une meilleure estime du service qu'ils fournissent aux partenaires critiques de leurs institutions.
« De nombreux départements sont bien plus satisfaits à Carleton », indique S. Mazereeuw. « Les fournisseurs sont payés plus vite, donc les départements reçoivent leurs produits plus rapidement et disposent des fournitures dont ils ont besoin. Les intervenants reçoivent leurs paiements dans les temps et sont par conséquent plus susceptibles de revenir dans le cadre d'une autre conférence. »
Jose Arellano, directeur associé des opérations financières et de la finance au Vancouver Community College, acquiesce : « Tout le monde était ravi d'utiliser Flywire pour envoyer des paiements. »
Le changement a été à ce point bienvenu à Carleton que l'université résout maintenant les problèmes de paiement en priorité avec Flywire. Elle a éliminé l'intégralité des paiements effectués par chèque américain à ses prestataires.
Les institutions en bref
Université Carleton
- 25 722 étudiants
- 5 038 diplômés
- 4 251 étudiants internationaux
Université polytechnique Kwantlen
- Près de 20 000 étudiants
- Des campus à Surrey, Richmond, Langley, Cloverdale et Civic Plaza
Vancouver Community College
- 15 000 étudiants, dont un nombre croissant d'apprenants indigènes et internationaux
- 1 200 employés et un budget annuel de 175 millions de dollars
Découvrez plus d'informations sur Flywire Outgoing Payments et regardez notre webinaire à la demande « Rationalisez les paiements sortants : gains d'efficacité pour les institutions canadiennes ».